Samenhang in de informatiehuishouding

31-08-2023

Informatiebeleidsplan en informatiebeheerplan

‘Informatie van een overheidsorganisatie’ is een breed begrip. Informatie is er in grote hoeveelheden en in allerlei vormen, het wordt op verschillende manieren gebruikt en er zijn meerdere wetten en andere regels op van toepassing. Denk aan bijvoorbeeld de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarmee is niet alleen de informatie zelf, maar ook het informatiebeheer door een overheidsorganisatie veelomvattend. Het is nodig om als organisatie grip te hebben en te houden op informatiebeheer in al zijn aspecten.

In deze context kan in elk geval aan twee instrumenten gedacht worden: een informatiebeleidsplan en een informatiebeheerplan. Deze twee worden hieronder nader toegelicht. Uiteraard is belangrijk dat ook gerelateerde vakgebieden als privacy (AVG) en informatiebeveiliging (BIO) bij het maken van deze plannen worden betrokken.

Informatiebeleidsplan

Een informatiebeleidsplan is een instrument dat zich vooral op het strategische niveau bevindt. Het heeft betrekking op het informatiebeleid gedurende een bepaalde beleidsperiode. Kort samengevat kan dit plan worden opgebouwd met de volgende drie onderdelen:

1. Beschrijving van de IST-situatie voor of aan het begin van de betreffende beleidsperiode,
2. Beschrijving van de gewenste SOLL-situatie aan het einde van de beleidsperiode en
3. Beschrijving van de weg van IST naar SOLL gedurende de beleidsperiode.

Een voorbeeld kan de functie van het informatiebeleidsplan verduidelijken. Er is binnen een organisatie geen sprake van vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties (IST-situatie). De organisatie wenst aan het einde van de beleidsperiode zo volledig mogelijk digitaal te werken (SOLL-situatie). Daartoe is onder meer nodig dat er gedurende de beleidsperiode een handboek en besluit vervanging worden op- en vastgesteld en ten uitvoer gebracht (de weg van IST naar SOLL). Handboek en besluit vervanging maken zelf geen deel uit van het informatiebeleidsplan, maar in het informatiebeleidsplan wordt wel vastgelegd dat ze er moeten komen. Het ligt voor de hand dat ook een planning van te ondernemen stappen en te maken producten onderdeel van het informatiebeleidsplan uitmaakt.

Informatiebeheerplan

Een informatiebeheerplan is een instrument dat zich vooral op het tactische niveau bevindt, en ook goed bruikbaar moet zijn voor de medewerkers die in de uitvoering actief zijn. Het geeft een overzicht van de inrichting van het informatiebeheer. Je zou een informatiebeheerplan kunnen vergelijken met een kapstok. Een kapstok is een structuur waaraan kledingstukken kunnen worden opgehangen. De verschillende kledingstukken blijven afzonderlijk, maar worden wel aan dezelfde kapstok gehangen. Door kledingstukken netjes aan de kapstok te hangen, kun je voorkomen dat ze kwijtraken en als gevolg daarvan niet meer gebruikt worden.

Zo’n ‘kapstok’ is geen overbodige toevoeging als je bedenkt hoeveel verschillende instrumenten een organisatie (nodig) kan hebben. Denk bijvoorbeeld aan een selectielijst, metadataschema, handboek vervanging, kwaliteitshandboek, procedures conversie en migratie, beleid ten aanzien van e-mail en werkinstructies ten aanzien van e-mail, een handleiding informatiebeheer voor applicatie X en voor afdeling Y… En alles moet actueel gehouden worden, en daarnaast bekend en vindbaar zijn, om gebruikt te worden. Het is niet moeilijk om als organisatie het overzicht kwijt te raken en bepaalde (op zich nuttige en nodige) instrumenten uit het oog te verliezen, met alle gevolgen van dien.

Het informatiebeheerplan heeft dus de functie om de inrichting van het informatiebeheer duidelijk te maken, inclusief de samenhang tussen de verschillende instrumenten die de organisatie heeft op het gebied van informatiebeheer. Daarnaast kan de ‘kapstok’ ook een aantal haakjes hebben die nog leeg zijn. In een informatiebeheerplan betekent dit dat al een plaats wordt ingeruimd voor een instrument dat nog op- en/of vastgesteld dient te worden. Op die manier kan dat instrument al worden meegenomen in de toelichting op de samenhang binnen het informatiebeheer. Ook kan het ‘lege haakje’ dienen als een herinnering voor de organisatie.

Door alle relevante instrumenten op te nemen in of als bijlage bij het informatiebeheerplan, of door tenminste in het plan te verwijzen naar de vindplaats van het instrument, kan het informatiebeheerplan ook dienen als hulpmiddel voor de uitvoering. Het spreekt voor zich dat het plan dan wel telkens bijgewerkt moet zijn.

Samenstelling

Het samenstellen van een informatiebeleids- en een informatiebeheerplan kost de nodige inspanning. Voor beide is van belang dat de organisatie inzicht heeft of krijgt in de bestaande situatie. Dat is het vertrekpunt van eventuele verbeterstappen. Waar staan we nu? Het samenstellen van een beleidsplan vraagt daarnaast ook een toekomstvisie. Waar willen we naartoe? En wat is daarvoor nodig? Als een organisatie nog niet (erg) bewust bezig is met informatie- en archiefbeheer, brengt het samenstellen van een beleids- en beheerplan dus meteen een stuk bewustwording met zich mee. Denk in deze context aan onder meer het vergaren van relevante informatie uit documenten en uit interviews met medewerkers, met als doel het verkrijgen van inzicht in de IST- en/of de gewenste SOLL-situatie. DOCFactory beschikt over de benodigde expertise en ervaring om u hierbij van dienst te zijn. Op deze manier kunnen een informatiebeleids- en beheerplan worden opgesteld die niet in de lucht (blijven) hangen, maar aansluiten op de werkelijkheid.

Uitvoering

Uiteindelijk komt het op de uitvoering aan. Allerlei instrumenten kunnen voorhanden zijn, maar als de goede uitvoering ontbreekt, is dat niet zoveel waard. Omgekeerd is het in het belang van de uitvoering dat er duidelijke en samenhangende voorschriften voorhanden zijn. Meer op de achtergrond geeft het informatiebeleidsplan richting aan het informatiebeheer. DOCFactory helpt organisaties graag om op die manier meer grip te krijgen op hun archief, zodat dat overeenkomstig de Archiefwet in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht. En zodat het als zodanig door de organisatie en anderen (blijvend/ duurzaam) kan worden gebruikt.

Mocht u vragen hebben, dan kunt u contact met ons op nemen.