DOCFactory heeft uitgebreide ervaring met het (materieel) verzorgen, inventariseren en overbrengen van archieven van overheidsinstanties naar openbare archiefbewaarplaatsen. Dergelijke archieven dienen te voldoen aan specifieke eisen en normen. Aan de hand van onderstaande stappen laten wij zien hoe een dergelijk traject er uit zou kunnen zien. Naar behoefte ondersteunt DOCFactory u in het gehele of slechts in een gedeelte van dit traject. Ook kunt u ervoor kiezen om voor de uitvoering extra ondersteuning van DOCFactory in te zetten of ons slechts in te schakelen voor het begeleiden van het traject.
Met het onttrekken van een archief wordt bedoeld dat het papieren archief uit de organisatie wordt gehaald. Aan de hand van de grootte van het te onttrekken archief wordt allereerst een bewerkingsteam met coördinator samengesteld. Gedurende het project kan worden bepaald of het aantal medewerkers moet worden verminderd of dat dit juist moet worden opgeschaald. Vervolgens zal het interne personeel worden voorbereid op de uit te voeren werkzaamheden, dit begint middels kennismakingsgesprekken met de managers. De collega's van DOCFactory hebben ruime ervaring met deze werkzaamheden en zijn goed in staat om te overtuigen en te enthousiasmeren met als doel het papier uit uw organisatie te halen. Uw medewerkers weten namelijk zelf als geen ander welke documenten bewaard moeten worden en welke vernietigd kunnen worden. Wij bieden ondersteuning in deze fase en geven advies. Na deze fase wordt er een globale plaatsingslijst opgesteld, van het onttrokken archief, per afdeling. Dit zorgt ervoor dat de stukken snel terug te vinden zijn voordat de bewerking heeft plaatsgevonden.
Alle archieven worden geselecteerd op basis van relevantie. De onderwerpen die uitgezonderd zijn van vernietiging worden vermeld in een lijst. Deze lijst wordt opgesteld door de vertegenwoordiger van de archiefbewaarplaats. Alle archieven zullen vervolgens door middel van selectielijsten en conform de Archiefwet worden bewerkt. Voor ministeries betreft dit andere vastgestelde selectielijsten dan voor gemeenten. Hiervoor geldt de vastgestelde selectielijst “gemeenten en intergemeentelijke organen” van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Basisarchiefcode (BAC). DOCFactory heeft ruime ervaring met het opstellen van selectielijsten om vervolgens de archieven te kunnen bewerken conform die lijsten.
Na de selectie zal het archief worden geïnventariseerd. Doordat alle bestanddelen worden geordend en beschreven zijn ze eenvoudig terug te vinden. Bij het inventariseren wordt meestal gebruik gemaakt van het systeem genaamd: “gehopt”. De term “gehopt” staat voor gezichtspunt, handeling, onderwerp, plaats en tijd. Het eindresultaat is een overzicht, waarin het gehele archief is geordend.
Voordat het archief wordt overgedragen aan een archiefbewaarplaats zullen eerst alle materialen die het papier kunnen aantasten worden verwijderd. Denk hierbij aan plastic mapjes of ijzeren nietjes. Vervolgens zullen de bestanden volgens de afspraken met de archiefbewaarplaats worden omgepakt in zuurvrije papieren omslagen of mappen.
Nadat het gehele archief is bewerkt, wordt het overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waar het voor altijd zal worden bewaard en toegankelijk is voor onderzoekers en andere geïnteresseerden. De overbrenging is de laatste stap in het traject van archiefbewerking.