Naar een duurzaam toegankelijk 2017 met DOCFactory
16-12-2016
Veel blogs, artikelen en “bij de koffie gesprekken” benadrukken wat SharePoint als platform allemaal niet kan. Het denken in onmogelijkheden is wat ons betreft helaas ook een beetje trend in het huidige tijdvak en dus ook in ons vak.
DOCFactory is niet bang voor een beetje trendbreuk, wanneer dat mogelijk is, en deelt graag ervaringen over wat er allemaal wel kan, ook met SharePoint.
Zo werken we bij één van onze relaties aan het ontwerpen, inrichten en implementeren van SharePoint in wel 3 verschillende, maar samenhangende, toepassingen. SharePoint is het onderliggende platform van het intranet, procesgericht werken en digitaal samenwerken.
Jawel, procesgericht werken, waar we ook zaakgericht werken zouden kunnen lezen. En laten we ons nu even niet bezig houden met de discussie wat het verschil is tussen zaakgericht werken, zaaksystemen en procesgericht werken in een DMS. Die discussie wordt al een hele tijd gevoerd, en vast om de goede redenen, de discussie zelf helpt ons echter niet verder de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te bewerkstelligen.
Dus bij de implementatie van SharePoint als zaaksysteem/ DMS is gekozen voor de hiernavolgende uitleg van het organiseren van werk (inclusief het vastleggen van de documenten, die de neerslag vormen van dit werk), waarbij de focus ligt op de werkprocessen en niet op de documenten of taken. Je hebt dan niet alleen inzicht in jouw deel van het proces, maar ook in de stappen die je collega’s doen. Samen zorg je er voor dat alle documenten en gegevens online worden opgeslagen in een dossier. Een werkproces is een set van samenhangende werkzaamheden/stappen met een duidelijke aanleiding en een beoogd resultaat. De stappen worden volgens een vooraf vastgesteld patroon afgehandeld en een dossier bevat alle documenten die bij een specifieke uitvoering van een werkproces horen. Een werkproces bevat meerdere dossiers.
Klinkt mooi, toch? En werkbaar. En dat blijkt het ook te zijn!
Uiteraard is er ook goed gekeken naar metadata, retentiebeleid en andere zaken die vanuit ons vakgebied geregeld moeten worden in een digitaal duurzame omgeving. En vertellen we de eindgebruikers ook dat werken binnen de nieuwe omgeving soms iets meer tijd kost dan men gewend is, maar dat sommige zaken juist makkelijker zullen worden. Vragen als…
- …waar , in welke map staat mijn document…
- …wat was nou de laatste versie…
- …wie hebben er meegelezen en commentaar geleverd…
…behoren gauw tot het verleden.
De eerste resultaten van gebruikers acceptatie testen stromen inmiddels binnen en zijn best heel positief. Wellicht zal in de toekomst blijken dat wij als team van ICT, DIV, records management en procesdeskundigen hier en daar zaken gemist hebben die dan wel vanuit regelgeving dan wel vanuit prettig en efficiënt werken nodig zijn. Daar werken we dan weer met zijn allen aan. En dat werkt wel zo prettig, samen, in SharePoint.