De informatiehuishouding verandert
01-10-2018
Dat is het geluid dat we al vele jaren horen. Ja, de verdergaande digitalisering heeft stevige veranderingen teweeggebracht in het informatiebeheer: van een eenvoudige postregistratie via het DMS en het zaaksysteem naar Zaaksuites en Enterprise CMS-sen. Tegenwoordig zien we termen als content integratie en hebben we te maken met de kwaliteit van ongestructureerde en gestructureerde informatie.
Rondom het informatie- en archiefmanagement blijft de vraag hangen: houden we het allemaal wel bij? Vroeger werd een voorgenomen huwelijk nog op het prikbord aan het gemeentehuis afgekondigd, nu gaat de overlijdensaangifte digitaal. We publiceren onze verordeningen op overheid.nl en als publiek kennen we diverse “mijn-xyz.nl”-sites waar onze bewijs-documenten staan. Zonder DigiD kom je als consument/inwoner nergens meer en de democratie is gediend met RaadsInformatieSystemen, waar alle relevante documenten terugvindbaar (zouden moeten) zijn.
In de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer moeten we misschien wel constateren dat het antwoord op de digitale ontwikkelingen soms ontbreekt. Want “we” hebben onze zaken niet altijd op orde. Diverse rapporten maken duidelijk dat het informatiebeheer een zwakke schakel is: niet altijd worden de belangen bewijs en verantwoording gediend met de onderliggende beheeractiviteiten.
Plus nog wat andere uitdagingen voor informatiebeheerders:
• open data versus privacybescherming;
• big data versus informatie-overload;
• sociale media, maar ook “nep-nieuws” (fake news);
• digitale dienstverlening versus analfabetisme en laaggeletterdheid.
Maar de belangrijkste ontwikkeling zijn de informatiesystemen op “nieuwe” gebieden. Als voorbeelden: geo-informatie in de keten en het gebruik van sensoren en camera’s in de openbare ruimte. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet: complex informatiebeheer! Sensoren en camera’s in de openbare ruimte: discussies over ethiek en eigendom, maar ook over het bewaren en het toegankelijk houden van de gegevens.
Kortom: datakwaliteit en contentmanagement - de echte uitdagingen van de informatiebeheerder nieuwe stijl!
Door: Antony Fokker