2021: u werkt thuis en u zoekt…

26-01-2021

Kent u die situatie? U zit te werken op uw thuiswerkplek en u heeft een document nodig, een antwoord, een rapport, een stukje informatie. Maar waar is dat gebleven?

Steeds meer organisaties beleggen het beheer van informatie zo laag mogelijk in de organisatie: medewerkers zelf zijn persoonlijk verantwoordelijk voor hun eigen informatiebeheer. Daarbij wordt vaak voorbijgegaan aan het feit dat er meer nodig is om informatie op goede en deskundige wijze te beheren en te gebruiken dan alleen een device of een Cloud, die iedereen zo ongeveer naar eigen goeddunken mag invullen en vormgeven.

Het gevolg is dat informatie zoek raakt of u veel tijd kwijt bent met het terugvinden ervan. Zeker in deze thuiswerktijd een hele opgave: even langs uw neus weg vragen bij het koffiezetapparaat waar u iets kan vinden is er niet bij… En de helpdesk ICT is vaak overbelast.

Gebruikt uw organisatie ook Office 365 als alles-in-een oplossing? Word documenten, Excel spreadsheets, Outlook mailberichten, alles lijkt met slechts één druk op de muisknop bereikbaar. Sterker nog, door het toevoegen van een krachtige vergadertool (Teams) is het tegenwoordig ook mogelijk om collega’s en klanten op afstand te ontmoeten en overleg te voeren. Dit gaat gepaard met de nodige extra’s, zoals de mogelijkheid om opnames te maken, chatberichten uit te wisselen en documenten te presenteren en te delen.

Maar het is vaak voor medewerkers volledig onduidelijk hoe het met de feitelijke opslag van informatie is gesteld. Wat gebeurt er eigenlijk aan de achterkant, “onder de motorkap”? Hoe zorgt u dat alle in context bewaard blijft, en niet als door de war geraakte puzzelstukjes? Hoe krijgt een medewerker op zoek naar informatie de juiste stukjes in samenhang te zien?

DOCFactory heeft kennis van en ervaring met het structureren, toegankelijk maken en houden van informatie; bovendien maken wij ook gebruik van Office 365 en kennen dientengevolge de nodige ins en outs van deze toepassing.

Weten hoe wij u kunnen ondersteunen en meedenken? Uw reactie zien wij graag tegemoet!