Ymere

Ymere is als grootste woningcorporatie van Nederland actief in de Metropoolregio Amsterdam (Amsterdam, Almere, Haarlem, Haarlemmermeer en Weesp). In deze regio verhuurt Ymere circa 80.000 huurwoningen naast bedrijfsruimtes en parkeerplaatsen. In totaal zijn circa 1.000 mensen werkzaam bij Ymere.

Ymere is in 2018 begonnen met het zetten van de eerste stappen om haar informatiehuishouding te optimaliseren. Belangrijk in deze context waren de implementatie en ingebruikname van Tobias AX (ERP-systeem) en ShareWorX (document management systeem, DMS). De implementatie ging gepaard met de nodige aanpassingen in (werk)processen, procedures, (creatie, gebruik, opslag van) documenten, functionaliteiten en aangrenzende systemen. Voor het inrichten en invullen van functioneel beheer, het ondersteunen van gebruikers alsmede het beheren van de records binnen het DMS heeft Ymere besloten om de externe deskundigheid van DOCFactory in te schakelen.

DOCFactory ondersteunde Ymere in (de voorbereiding van) de “go live” van ShareWorX, het opzetten van de interne helpdesk voor dit systeem en het uitvoeren van de functioneel beheer activiteiten. Hierbij waren inbegrepen het voorbereiden van de conversie van documenten uit het oude DMS naar ShareWorX, het vooraf uitvoeren van tests, het opstellen van handleidingen en het geven van instructies en trainingen op uiteenlopende manieren. In deze context heeft DOCFactory nauw samengewerkt met Aareon.

Als laatste heeft DOCFactory Ymere geassisteerd bij het schonen van archieven in zowel analoge (op papier) als digitale vorm, waarbij (het aanbrengen van relevante) metadatering een belangrijke rol heeft gespeeld.

Wij danken DOCFactory voor de prettige samenwerking en de goede ondersteuning.

Rene Limmen

Teamleider Facility services
Ymere