Referentie Provincie Noord-Brabant
De Provincie Noord-Brabant beschikte over meerdere analoge en digitale bestanden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. DOCFactory heeft in de volgende drie trajecten een bijdrage geleverd aan de controle en selectie van deze bestanden:
- Op de opslaglocatie van de Provincie Noord-Brabant in Turnhout bevinden zich op termijn te vernietigen analoge archiefbestanden van de provincie. Deze bestanden komen in aanmerking om, conform de archiefwettelijke termijn, vernietigd te worden. Ten behoeve hiervan zijn bestanden van de vernietigingsjaren 2015 en 2020 gecontroleerd alvorens deze daadwerkelijk kunnen worden vernietigd. Routinematige dossiers zijn op afstand gecontroleerd en in geval van twijfel zijn dossiers opgevraagd en fysiek bekeken en beoordeeld. Het fysieke bestand te vernietigen in 2020 bestond uit 26.000 dossiers, waarvan er 4.000 zijn opgevraagd voor fysieke controle. Het eindresultaat van het project is ter controle overgedragen aan het Brabnts Historisch Informatie Centrum (BHIC).
- De Provincie Noord-Brabant beschikt daarnaast over een bestand van 13.000 digitale dossiers, grotendeels P-dossiers. DOCFactory heeft in totaal 4.500 dossiers aangemerkt als op termijn te vernietigen.
- Naast bovenstaande bestanden staat er op het provinciehuis een bestand van 181 m1, bestaande uit scan- en dagdozen. De inhoud van deze dozen is gescand en geregistreerd in Corsa, maar niet in alle gevallen is dit correct gegaan. DOCFactory heeft voor dit bestand een inventarisatie gemaakt van de te bewaren en op termijn te vernietigen bestanden. In een later stadium zal door de provincie zelf het te bewaren gedeelte gecontroleerd worden op scankwaliteit, waarbij het papieren exemplaar wordt vergeleken met het digitale exemplaar in Corsa.
DOCFactory heeft bovengenoemde trajecten naar grote tevredenheid afgerond, waarbij de Provincie Noord-Brabant de samenwerking als bijzonder prettig heeft ervaren.
Sabine van Rijn
Afdelingshoofd Informatie, Control en Beheer (ICB)