Referentie Hoogheemraadschap Rijnland

In de periode 2005-2015 is het archief van het Hoogheemraadschap deels op papier en deels digitaal gevormd en opgeslagen in het documentmanagementsysteem Corsa. Vanaf 2015 wordt er volledig digitaal gewerkt. Er zijn echter nauwelijks dossiers gevormd in de bovengenoemde periode. Hoogheemraadschap Rijnland wil een geordend archief waarbij informatie op dossierniveau kan worden overgedragen dan wel vernietigd en is voorzien van de juiste grondslag.

Het Hoogheemraadschap vroeg om een “vakinhoudelijke, effectieve en creatieve bijdrage bij het opstellen van een plan om te komen tot een pragmatische en stapsgewijze aanpak voor een geordend archief” .

Door een medewerker van DOCFactory is een Plan van aanpak opgesteld waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn benoemd en verdeeld in “porties”. Dat zorgde ervoor dat de prioritering beter kon worden aangegeven en het bevorderde de overzichtelijkheid voor de medewerkers van het Hoogheemraadschap die de werkzaamheden gaan uitvoeren. Naast een benoeming van de werkzaamheden met daarbij een prioritering zijn er ook handleidingen opgesteld voor de praktische uitvoering van die werkzaamheden.

Bij het opstellen van deze documenten is zeer regelmatig overleg geweest met diverse direct betrokken medewerkers van het team Documentaire & historische informatievoorziening. Deze samenwerking hebben wij als zeer prettig ervaren. DOCFactory heeft ons verzoek op een positieve manier vormgegeven en beantwoord!

Daphne Martin

Medewerker en Adviseur Documentaire & Historische Informatievoorziening