Referentie Het Flevolands Archief

Het Flevolands Archief (HFA) is één van de hoeders van het cultureel erfgoed voor de provincie Flevoland en beheert vanuit die rol een omvangrijke en interessante collectie over onder andere de totstandkoming van de jongste provincie van Nederland en één van de grootste polders  ter wereld. Als archiefdienst is HFA belast met archief wettelijke taken, waarvan in dit kader twee taken een rol spelen. Enerzijds vervult HFA een rol in de dienstverlening van de aangesloten organisaties door het beheren van overgebracht archiefmateriaal en het beschikbaar stellen van informatie aan het publiek. Anderzijds oefent HFA toezicht uit op de goede, geordende en toegankelijke staat van de overheidsinformatie in het werkgebied die nog niet naar een archiefbewaarplaats is overgebracht.

Tegen deze achtergrond speelt dat een van de deelnemende organisaties, de gemeente Dronten, voornemens is om een serie bouwvergunningen over te brengen naar HFA. Deze serie is in het verleden analoog gevormd en is door gemeente Dronten gedigitaliseerd met het doel een betere dienstverlening te creëren door vergunningen digitaal beschikbaar te kunnen stellen en analoge ruimte te besparen door vervanging toe te passen. Zonder een verplicht en geldig besluit en verklaring van vervanging is het, met het oog op de borging van goede, geordende en toegankelijke staat, niet mogelijk om de gedigitaliseerde serie op te nemen als vervanging van de origineel analoge bestanden.

Voor het uitvoeren van een audit op het proces en resultaat van de vervanging van de bouwdossiers heeft HFA de expertise van DOCFactory ingeschakeld. Deze audit richtte zich op het vraagstuk of de scanning van de dossiers in het verleden volwaardig is gebeurd, waarbij er getoetst werd op de volgende variabelen:

• Heeft de scanning volgens de kwaliteitsnormen en afspraken plaatsgevonden (borging authenticiteit, integriteit, leesbaarheid, betrouwbaarheid en raadpleegbaarheid);
• Lopen het papieren en het digitale dossier inhoudelijk gelijk;
• Zijn de scans leesbaar en bruikbaar;
• Zijn de dossiers en de documenten voorzien van de juiste metadata.

De resultaten van deze audit zijn in de vorm van een rapport met aanbevelingen gepresenteerd aan HFA. Het rapport geeft een goed inzicht in het vervangingsproces en biedt HFA en de gemeente Dronten handvatten voor een verdere afhandeling van dit proces. HFA heeft de samenwerking met DOCFactory als zeer prettig ervaren.

Joep Koorndijk

Archivaris Het Flevolands Archief