Referentie gemeente Zevenaar

Gemeente Zevenaar heeft DOCFactory gevraagd om samen met de gemeente een onderzoek uit te voeren naar de mogelijkheden om het informatiebeheer (deels) domeingericht in te richten binnen de best passende vakapplicaties voor de verschillende domeinen. De huidige zaakgerichte filosofie bleef hierbij uitgangspunt, maar van de noodzaak van een centraal zaaksysteem werd afgeweken. Belangrijke voorwaarde was dat het beheer op de informatie geregeld en geborgd blijft. (Her)inrichten van applicaties volgens het principe archiving by design kan hierbij mogelijkheden bieden.

Dit onderzoek is in nauwe samenwerking uitgevoerd door een adviseur van DOCFactory en de Adviseur Informatievoorziening van Zevenaar. Het onderzoek is gezamenlijk uitgevoerd en de interviews zijn samen afgenomen. De adviseur van DOCFactory heeft als resultaat van het onderzoek een heldere en bruikbare rapportage opgesteld waarin de volgende onderwerpen zijn behandeld:

De huidige inrichting van de grootste vakapplicaties en het zaaksysteem van de gemeente.
De mogelijkheden voor duurzaam informatie- en archiefbeheer binnen de bestaande vakapplicaties.
Een advies over de inrichting van het informatiebeheer in verschillende applicaties bij een domeingerichte aanpak zodat de gemeente de controle houdt over de informatie.
De veranderende rol van het centrale team Documentaire Informatievoorziening en de betrokken functioneel beheerders van de vakapplicaties bij de beweging naar domeingericht informatiebeheer.

De samenwerking met DOCFactory is erg prettig en soepel verlopen. Het eindrapport gaat de gemeente helpen bij het bepalen van de koers voor het informatiebeheer en archiving by design in de komende jaren. Gemeente Zevenaar is dan ook erg tevreden met het eindresultaat.

Arianne Zwaan

Adviseur Informatievoorziening

Gemeente Zevenaar