Referentie Gemeente Weert

De informatiehuishouding van de gemeente Weert is hybride, wat inhoudt dat er niet maximaal digitaal gewerkt wordt. Deze situatie is niet wenselijk en levert risico’s op, bijvoorbeeld als niet meer duidelijk is welk document de meest actuele informatie bevat.

De gemeente Weert heeft DOCFactory gevraagd om ondersteuning bij het samenstellen van een handboek vervanging. Door vervanging van de analoge informatie door de digitale kopie wordt het digitale document het nieuwe origineel en kan de gemeente maximaal digitaal werken. Het handboek met bijlagen dient om de uitvoering te ondersteunen en kan gebruikt worden voor verantwoording over de wijze waarop vervanging plaatsvindt.

Digitalisering van papieren archief is niet nieuw voor de gemeente Weert, want vindt al op relatief grote schaal plaats. Bij het werken aan het handboek vervanging heeft DOCFactory rekening gehouden met de bestaande praktijk van digitalisering. Dit was mede mogelijk door de informatie die de gemeente aan DOCFactory heeft aangeleverd.

Het project is naar tevredenheid verlopen. De gemeente Weert wil DOCFactory bedanken voor de fijne samenwerking en het constructieve overleg.

Nico Murk
Coordinator Informatiebeheer