Referentie gemeente Kampen
De gemeente Kampen heeft eind 2023 DOCFactory gevraagd om voor tijdelijke vervanging te zorgen gedurende het verlof van de eigen adviseur Archiefbeheer. Hierbij ging het uiteindelijk om een periode van circa 6 maanden gedurende 2 tot 3 dagen per week. De interim adviseur van DOCFactory was een goede match voor de gemeente Kampen. Hij was snel maar ook breed inzetbaar waardoor de gemeente Kampen maximaal profijt had van zijn deskundigheid en ervaring. Zo heeft hij zich o.a. met de volgende werkzaamheden beziggehouden:
Doorlopende werkzaamheden
- Inhoudelijk begeleiden van archiefmedewerkers
- Vragen vanuit de organisatie oppakken wat betreft archiveringsvraagstukken
- Wekelijks aansluiten bij intern i-adviseur overleg
- Aansluiten bij diverse overleggen met externe partners
- Monitoren kwaliteit archiefruimte kelder (plaagdieren (zilvervisjes etc.), temperatuur en luchtvochtigheid bijhouden)
- Op de hoogte blijven van ontwikkelingen rond nieuw zaaksysteem Dimpact
Speerpunten
- Overdracht van analoge archieven aan het Stadsarchief
- Opstellen metagegevensschema a.d.h.v. MDTO
- Opstellen lijst beperkingsgronden openbaarheid
- Vraagstuk over archiveren van ruimtelijke plannen
- Het opstellen van beleid inzake de vernietiging van analoog en digitaal archief en dit ook uitgevoerd
Nadat de adviseur Archiefbeheer terug was van haar verlof heeft de interim adviseur van DOCFactory nog zorggedragen voor een zorgvuldige overdracht. Ook heeft hij zijn bevindingen in een rapportage vastgelegd waardoor de gemeente Kampen op een gestructureerde wijze verder kon gaan. De gemeente Kampen kijkt dan ook met tevredenheid terug op de prettige wijze van samenwerken en communiceren met DOCFactory.
André Drenth
Afdelingshoofd Dienstverlening en informatie