Referentie gemeente Almere

In opdracht van team DIV van de gemeente Almere heeft DOCFactory een herbewerking uitgevoerd van het archiefblok 1995-1999 ten behoeve van de overbrenging aan Stadsarchief Almere.

Op dit blok was reeds eerder een bewerking gestart. Echter door omstandigheden waren de werkzaamheden niet tot afronding gekomen en voldeed het geïnventariseerde archief niet aan de kwaliteitseisen van het stadsarchief om tot een overbrenging te komen. Er was namelijk nog een substantieel deel niet geïnventariseerd en van het te vernietigen deel was geen vernietigingslijst beschikbaar.

In goed overleg met zowel het team alsook het stadsarchief heeft DOCFactory de inventaris hersteld, zodat die aan de eisen van het stadsarchief voldeed. Dit hield onder meer in dat de nog niet geïnventariseerde dossiers werden gewaardeerd, geselecteerd en (waar van toepassing) werden omschreven en in de inventaris opgenomen.

Het te vernietigen deel is helemaal opnieuw gewaardeerd en geselecteerd en de uiteindelijk toch te bewaren dossiers werden alsnog ingevoegd in de inventaris. Van de rest is een vernietigingslijst opgesteld. Bij het bepalen van dossiers die voor uitzondering van vernietiging in aanmerking komen is intensief overleg geweest met het stadsarchief.  Dossiers die bijzondere onderwerpen of gebeurtenissen bevatten werden door DOCFactory uitgelicht om gezamenlijk te bespreken of ze voor uitzondering van vernietiging in aanmerking kwamen.

Gedurende de opdracht is er goed en prettig contact geweest tussen de medewerkers van DOCFactory enerzijds en het team DIV en Stadsarchief Almere anderzijds. Deze samenwerking gaf opnieuw aan, dat professionals elkaar kunnen versterken.

Het resultaat is een goed ontsloten en goed geselecteerd blok dat is overgebracht naar het stadsarchief. Hiermee is opnieuw een belangrijk stuk historie beschikbaar gekomen voor de inwoners van Almere en daarbuiten.

Ludwig van Dijk

Teammanager ICTAR/DIV