Programma Digitalisering ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Begin 2012 is gestart met het programma Digitalisering binnen het kerndepartement van VWS in Den Haag. Daarmee werd invulling gegeven aan het kabinetsbesluit "Digitale Overheid 2015". Een opmaat naar een papierloos departement waarin alle medewerkers hun werkzaamheden digitaal uitvoeren.

Tijdens de uitvoering van het programma verhuisde het kerndepartement begin 2013 van haar huisvesting in De Resident naar haar tijdelijke huisvesting in De Hoftoren (bij het ministerie van OC&W). De Resident wordt verbouwd, zodat begin 2015 zowel VWS als SZW dit pand kan betrekken conform Het Nieuwe Werken. Digitaal werken is hierbij randvoorwaardelijk.

Alvorens te verhuizen naar de tijdelijke huisvesting in de Hoftoren is de expertise ingeroepen van DOCFactory voor een kwaliteitsmeting van de papieren dynamische archieven van het kerndepartement van VWS. Op basis van deze kwaliteitsmeting en de op basis hiervan opgeleverde rapportage is VWS - ondersteund vanuit het programma - aan de slag gegaan met het inhoudelijk op orde brengen van haar papieren dynamische archieven. Een majeure klus waarvoor de expertise van DocFactory ook werd ingezet.

Door de verhuizing was het tevens noodzakelijk tot een versnelde afbouw van de dynamische archieven te komen en een opschoning van de persoonlijke archieven. Er diende papierarm te worden verhuisd op de norm van 1 m1 dynamisch archief p.p. en 1 m1 persoonlijk archief p.p.
Hiervoor werd door DOCFactory ook capaciteit geleverd. In totaal is er 95.000 kg papier afgevoerd.

Na de verhuizing begin maart 2013 is VWS digitaal gaan werken. De digitalisering van de poststroom, het digitaal paraferen, het digitale dossier en daarmee ook het digitale archief was gereed, wat randvoorwaardelijk is voor papierloos werken. Het bewaren/archiveren van deze documenten vindt thans plaats in het systeem volgens de geldende wet- en regelgeving.

De in 2013 meeverhuisde dynamische VWS archieven naar de Hoftoren zijn eind 2013 ondergebracht bij een externe partij (Doc-Direkt). Wederom een majeure klus onder supervisie van DOCFactory. Ook leverde DOCFactory de benodigde onontbeerlijke inhoudelijke expertise en capaciteit in de vorm van DIV-adviseurs.

Mede dankzij de inzet van DOCFactory heeft het programma op bovenstaande programmaonderdelen haar doelstellingen binnen het krappe tijdpad kunnen halen. VWS heeft blijvende stappen vooruit kunnen zetten in het papierloos werken en is voorbereid dit vanaf 2015 – na de terugverhuizing naar De Resident - voort te zetten.

Wij zijn erg tevreden over de expertise en enorme inzet en betrokkenheid vanuit DOCFactory bij het programma. De gehele samenwerking was erg constructief. Vaak onder een grote tijdsdruk en hoogspanning zijn met behoud van de uitstekende relatie de doelstellingen gehaald.

Veronica Klooster

Programmamanager Digitalisering ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport