Omgevingsdienst Regio Arnhem

De Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) is bezig met een programma om het informatiebeheer verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Onderdeel van dit traject is het opstellen van een aantal instrumenten en beleidsdocumenten. Eén van deze instrumenten is een overzicht van de (archiefwaardige) informatie die door de organisatie wordt beheerd in de vorm van een documentair structuurplan (DSP). De ODRA heeft voor het opstellen van het DSP DOCFactory ingeschakeld.

Middels het houden van verschillende gesprekken met sleutelfiguren binnen de organisatie en het bestuderen van de aangeleverde informatie heeft DOCFactory een beeld verkregen van de informatie die de ODRA in beheer heeft. Dit is vertaald naar een overzichtelijk DSP. Het doel van dit DSP is waardevolle input te leveren bij het doorontwikkelen of bijstellen van het informatiebeheer zodat het naadloos kan aansluiten bij de wensen en behoeften van de organisatie en de opdrachtgevers. Het is tevens de functie van het DSP om te borgen dat de informatie binnen de ODRA voldoet aan de geldende eisen, bewaar- en vernietigingstermijnen.

De samenwerking met DOCFactory is als zeer prettig ervaren. De organisatie is op de hoogte gehouden van de voortgang en meegenomen in alle fasen van het project. Daarbij heeft DOCFactory bij oplevering van het DSP een extra overzicht met bevindingen aangeleverd die gedurende het project zijn gedaan met daarbij behorende aanbevelingen om de ODRA te helpen in het vervolgtraject.

Donja Groot Kormelink

Organisatiejurist
ODRA