Gemeente Stichtse Vecht

De gemeente Stichtse Vecht bestaat sinds 2011 en is een samenvoeging van de voormalige gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen aan de Vecht. Vanaf het voorjaar van 2015 tot het voorjaar van 2016 is het gemeentekantoor in Maarssen verbouwd en zijn de medewerkers die in de locaties Loenen en Breukelen werkten, verhuisd naar Maarsen. Elke medewerker kreeg vanaf dat moment 1 meter kastruimte ter beschikking voor zijn/haar archief – hierdoor is er veel archief aangeboden aan het taakveld DIV om in de formele archieven op te nemen.

Om de toegankelijkheid van de aangeboden stukken zeker te stellen, hebben wij DOCFactory gevraagd een informatiespecialist in te zetten voor een vakinhoudelijke en effectieve ondersteuning bij een voorlopige ontsluiting van het aangeboden materiaal.

In de tijdelijke opslagruimten in Breukelen en Maarssen heeft DOCFactory de binnengekomen stukken gestructureerd, geregistreerd en fysiek op voorsortering weggezet.

Gedurende de verhuisperiode is in de voormalige gemeentehuizen een tweede inventarisatie gedaan met als doel een voorspelling te kunnen doen van de hoeveelheid materiaal die gedurende het tweede deel van het verhuistraject aangeleverd zou worden voor voorlopige voorsortering. Ook kon op die manier een goed prognose worden gemaakt over de verwachte projectduur. Het resultaat van het project is een toegankelijk en omgepakt archiefbestand van circa 132 m¹.

De samenwerking met DOCFactory was prettig en professioneel. De informatiespecialist heeft het project met deskundige voortvarendheid aangepakt waardoor de archieven nu voor de afdeling DIV, de medewerkers en belangstellenden beschikbaar zijn. 

M. Scheele

Coördinator Facilitaire Zaken
Gemeente Stichtse vecht