Gemeente Someren: ondersteuning DOCFactory bijzonder nuttig

Sinds 1 juli 2019 ondersteunt DOCFactory de gemeente Someren bij de invulling van de gemeentelijke informatiehuishouding. Al enige tijd was sprake van een vacature voor een hoofd DIV, maar door organisatorische wijzigingen en de ontvlechting van de gezamenlijke werkzaamheden op dit gebied met de gemeente Asten was de functie hoofd DIV niet ingevuld.

De overgang van het DMS Verseon naar Djuma, de komst van de Omgevingswet, de afwikkeling van een omvangrijk digitaliseringstraject bouwdossiers en de noodzaak stappen te zetten naar de digitale archivering in een e-depot verhoogden de druk op ons I-team en wij zijn blij dat we van DOCFactory een parttime invulling van 1 à 1 ½ dag hebben kunnen afnemen.

Tastbare resultaten van de werkzaamheden zijn onder meer:

• Ons project digitalisering bouwdossiers 1937-2010 is in de afrondende fase: onze regionale archiefbewaarplaats RHC Eindhoven controleert de bouwdossiers die reeds in een uitplaatsingsdepot (voor ons: pre-depot!) beschikbaar zijn gesteld aan de interne gebruikers.
• Het archiefplan 2022-2026 heeft het licht gezien: door corona heeft de goedkeuring enige tijd op zich laten wachten, maar het overzicht van knelpunten is onze leidraad voor de invulling van onze archiefplichten voor de komende jaren.
• Een nieuwe Archiefverordening met eveneens een nieuw Besluit Informatiebeheer staat binnenkort op de agenda van onze gemeenteraad: vernieuwd met het oog op de noodzaak slagvaardig op te kunnen treden bij de komende wijzigingen van de Archiefwet en alle andere wetten die op het gebied van de informatiehuishouding door de gemeenten verwerkt zullen moeten worden.
• Een voorbereiding van de digitalisering van de vigerende milieudossiers: de toenemende vraag naar informatie in de keten van de Omgevingswet heeft ons doen besluiten alle “lopende” dossiers te digitaliseren en via ons eigen pre-depot ter beschikking te stellen aan interne en externe (Omgevingsdienst!) gebruikers. Het project staat in de startblokken!

Bij dit digitaliseringsproject hebben wij ook van de diensten van DOCFactory gebruik gemaakt om een splitsing aan te brengen tussen de vervallen en vigerende milieudossiers: onze achterstand in het overbrengen bedroeg inmiddels ruim 20 jaar. Gelukkig zijn de vervallen dossiers opgenomen in de reeds gevormde 10-jaren archiefblokken en staat de fysieke overbrenging op de rol.

Het is duidelijk dat de gemeente Someren erg content is met de bijdragen van de verschillende DOCFactory-medewerkers: op tactisch-strategisch niveau hebben wij het meedenken bij de inrichting van onze informatiehuishouding, het ontwikkelen en begeleiden van projectplannen, de up-to-date kennis die zeer van waarde is geweest in onze contacten met de regionale en provinciale archiefinspecties bijzonder op prijs gesteld. Ook in de uitvoering van het schonen van milieudossiers een compliment voor de keurige afhandeling van deze intensieve klus.

Kortom: wij zijn DOCFactory erkentelijk voor hun bijdragen in de afgelopen jaren.

Vic Goossens

Controller & Senior team Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering

Gemeente Someren