Gemeente Nieuwegein

Na de verhuizing van de gemeente Nieuwegein naar de nieuwe locatie op het Stadsplein zal er steeds meer digitaal gewerkt gaan worden. Aangezien het Stadshuis niet beschikt over een archiefruimte noch over een archiefbewaarplaats zijn alle papieren archieven tot en met het jaar 2000 overgedragen aan de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Nieuwegein, Het Utrechts Archief.

Het inmiddels in bewerking zijnde archiefblok 2001-2010 wordt nog veel door de bedrijfsvoering geraadpleegd en wordt om die reden nog niet (vervroegd) overgedragen, maar is tijdelijk uithuisgeplaatst bij Hulshoff Amsterdam. Het totaal te bewerken archiefblok 2001-2010 bestond uit circa 381 m1 ondergebracht bij DIV en afkomstig van de afdelingen.

Allereerst is er een Archiefbewerkingsplan opgesteld waarin een beschrijving van de werkzaamheden en resultaten zijn opgenomen met daarbij de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokkenen en een gedetailleerde tijdsplanning met evaluatietijdstippen. De bewerking heeft geresulteerd in een drietal series bestanden: een direct vernietigbaar archiefbestand, een op termijn te vernietigen bestand en een op termijn over te brengen archiefbestand. Dit laatste archiefbestand is beschreven in een beschrijvende inventaris. Op basis van de evaluaties werden voortgang en kwaliteit steeds besproken.

Gedurende het project hebben we op een professionele en prettige manier met DOCFactory samengewerkt.

Met de in 2012 beoogde afronding door Docfactory van het omvangrijke inventarisatieproject is de gemeente Nieuwegein hoogstwaarschijnlijk de eerste gemeente in Nederland, die haar papieren archieven tot en met 2010 in geordende en toegankelijk staat heeft gebracht!

Jacques Lemmink

Adviseur Informatiebeleid
Documentaire Dienstverlening en Archief
Gemeente Nieuwegein

De door DOCFactory vervaardigde inventaris is online te raadplegen.