Gemeente Maassluis

Gemeente Maassluis heeft in 2012 besloten de informatievoorziening van het team personeel en organisatie (P&O) te digitaliseren.

DOCFactory heeft het project van de digitalisering in alle opzichten ondersteund. In samenwerking met DOCFactory is een nieuwe en werkbare indeling van het personeelsdossier gemaakt. Tevens heeft DOCFactory de gemeente ondersteund bij de keuze in welk systeem de informatie het beste kon worden opgeslagen. Gekozen is voor het gebruik van Afas Profit, het e-HRM-systeem van de gemeente.

In een samenwerkingsverband van DOCFactory en Mailprofs zijn eerst de dossiers van oud-medewerkers geschoond en volgens de nieuwe structuur herordend. Waar nodig zijn dossiers op vernietiging afgesteld. Daarna zijn de dossiers van de huidige medewerkers herordend en gescand. Met behulp van de registratie die daarbij is aangelegd konden de gescande documenten goed in Afas Profit worden ingelezen. Als extra service werd daarbij ook de lopende documentenstroom verwerkt.

In het project hebben de projectleider en de inhoudelijk adviseur van DOCFactory een leidende rol gehad om het traject zo soepel mogelijk te laten verlopen en om oplossingen te vinden bij technische problemen. Vanuit DOCFactory werd tevens de projectmedewerker van Mailprofs aangestuurd door middel van instructie en begeleiding. Deze inzet heeft tot een snelle en zorgvuldige verwerking van de dossiers geleid.

Het resultaat was dat in november 2013 het medewerkersportal in gebruik kon worden genomen. Medewerkers van de gemeente Maassluis hebben nu directe toegang tot de documenten in hun personeelsdossier en de documenten zijn direct gekoppeld aan de overige functionaliteiten van het e-HRM-systeem Afas Profit.

K.Th. Bijzet

Projectleider digitalisering personeelsdossiers gemeente Maassluis