Gemeente Houten

De Gemeente Houten is volop bezig met de digitalisering van haar informatiestromen. Dit past bij de invoering van een zaaksysteem en het streven om de interne en externe dienstverlening hiermee op een hoger plan te tillen. Het organisatiebreed beschikbaar zijn van digitale documenten en informatieobjecten is ook een randvoorwaarde voor initiatieven als het Het Nieuwe Werken (HNW) en Bring Your Own Device (BYOD). Het Nieuwe Werken werd eind 2012 al ingevoerd waardoor er geen vaste werkplekken meer zijn.

De gemeente wil daarom ook de fysieke bouwarchieven in digitale vorm beschikbaar hebben. Wij nemen ze dan op in het Zaaksysteem. Bovendien kunnen we ook voldoen aan onze wettelijke plicht de bouwdossiers ouder dan 20 jaar over te dragen aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede. Dit houdt in dat delen van het bouwarchief niet langer fysiek aanwezig zijn op de eigen locatie.

De door DOCFactory opgestelde businesscase geeft ons inzicht in de verschillende wijzen waarop deze digitalisering kan plaatsvinden en de kosten en baten van het traject. De verschillende fasen van een scantraject worden beschreven en ingevuld met scenario’s waarbij de gemeente Houten zelf, externe partijen of een mix hiervan worden ingezet. Hoewel kwalitatieve baten van groot belang zijn, blijken er ook op kwantitatief niveau aardige besparingen te halen. Door schoning, herordenen en digitalisering neemt de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van onze bouwarchieven enorm toe en hier zijn dan ook aanzienlijke besparingen te verwachten.

Wij hebben de inzet van de DOCFactory adviseurs als flexibel en betrokken ervaren. De bevindingen zijn in rapportvorm aangeleverd en helpen ons de juiste keuzes te maken bij het digitaliseren van de bouwarchieven.

Robert Beutick

Coördinator Document- en procesmanagement
Gemeente Houten