Gemeente Dronten

Gemeente Dronten

De gemeente Dronten heeft DOCFactory gevraagd ondersteuning te verlenen bij het voorbereiden van nieuwe vernietigingslijsten met als doel te voldoen aan de normen van de archiefinspectie. De vernietigingslijsten, die aanvankelijk werden gehanteerd, leverden niet de gevraagde relevante informatie, ook niet voor de gemeentearchivaris die om nadere toelichting vroeg. Een van de gevolgen hiervan was een achterstand bij de gemeente in de vernietiging van archiefbescheiden, die terug ging tot het jaar 2010.

De werkzaamheden van DOCFactory richtten zich met name op het controleren en verbeteren van beschrijvingen van te vernietigen en eventueel te bewaren dossiers, evenals de fysieke verwerking hiervan.

In goed overleg met diverse afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie zijn afspraken gemaakt voor de verwerking van specifieke dossiers en de in deze context te maken keuzes. Tijdens het project heeft DOCFactory het gehele verwerkingsproces nauwgezet geregistreerd met als doel een heldere verantwoording naar zowel de gemeentelijke organisatie als naar de archiefinspectie van de mutaties en de uiteindelijke vernietiging van de archiefbestanden. DOCFactory heeft tevens actief bijgedragen aan de herinrichting van het archiefdepot.

Het oorspronkelijke project is ruim binnen de planning afgerond, waardoor DOCFactory extra werkzaamheden kon verrichten inzake de verwerking van mutaties van archiefvernietigingslijsten voor latere jaren.

De samenwerking tussen DOCFactory en de medewerkers van de gemeente Dronten is als zeer prettig ervaren. De gemeente Dronten is zeer tevreden over de inzet van DOCFactory en het behaalde resultaat.

Ad Los

Functioneel Beheerder
Afdeling Informatiemanagement
Gemeente Dronten