Analyse duurzaam digitaal informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland

De gemeente Schouwen-Duiveland heeft de keus gemaakt in de loop van 2017 in de hele organisatie digitaal (en zaakgericht) te gaan werken. Voorafgaand is door DOCFactory een analyse gemaakt om de consequenties van deze vergaande stap terdege te verkennen.

ln deze "Fit-gap analyse duurzaam digitaal informatiebeheer" heeft Antony Fokker van DOCFactory de stand van zaken van de gemeentelijke informatiehuishouding vastgelegd. Op basis van de zeven normen uit de Baseline lnformatiehuishouding Gemeenten is onderzocht op welke punten de gemeente het informatiebeheer dient te ontwikkelen om daadwerkelijk tot duurzaam digitaal informatiebeheer te komen. Dit onderzoek heeft geleid tot een Plan van Aanpak met als beoogd resultaat: "Alle archiveringsprocessen herijken en de organisatie van het informatiebeheer aanpassen aan de digitale vernieuwingen: het plan van aanpak moet leiden tot duurzaam digitaal werken in 2017, waarbij alle te bewaren digitale informatie e-depotwaardig opgeslagen wordt."

Binnen deze kaders zijn verschillende projecten uitgevoerd: belangrijk waren de voorbereiding van een e-depot, de inrichting van de kwaliteitszorg en het maken van een overzicht van applicaties met archiefwaardige gegevens. Tevens is een stevige bijdrage geleverd aan de begeleiding van de overgang van de analoge D|V-afdeling naar het nieuwe digitale zaakgerichte werken.

De DOCFactory-inspanningen hebben binnen de gemeentelijke organisatie duidelijk gemaakt dat informatiebeheer een wezenlijke bijdrage levert aan de doelstellingen van de gemeente: goede dienstverlening kan slechts bestaan bij duurzaam digitaal informatiebeheer!

Mart Koopman

afdelingshoofd bedrijfsvoering 2
Gemeente Schouwen-Duiveland