Privacy verklaring DOCFactory

Privacyverklaring DOCFactory
DOCFactory heeft haar bedrijfscultuur gebaseerd op haar eigen kernwaarden waaronder openheid en transparantie. Binnen dit kader vinden wij het van groot belang u door middel van deze privacyverklaring te informeren over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.  

Wie zijn we
DOCFactory is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd op de Laan van Vredenoord 33, 2289 DA te Rijswijk. U kunt ons bereiken op 070-8200371 of per e-mail info@Docfactory.nl

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing
Deze verklaring is van toepassing op persoonsgegevens die DOCFactory verwerkt van:  

  • Relaties;
  • Potentiële relaties met wie wij in contact willen komen of in contact zijn;
  • Ontvangers van onze mailingen; 
  • Bezoekers van onze website;
  • Andere personen met wie wij in contact zijn of die contact met ons opnemen of van wie wij persoonsgegevens verwerken.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens
Wij verzamelen persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt of die wij op andere wijze hebben verkregen.  
 
Door u vrijwillig verstrekt in het kader van waaronder: 

  • Onze zakelijke samenwerking;
  • Het bezoeken van onze website;
  • Het uitwisselen van visitekaartjes;
  • Sollicitatie.

 
Op andere wijze verkregen persoonsgegevens door waaronder: 

  • Zakelijke social media;
  • Openbare websites;
  • Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Waarom verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens om:

  • Met u in contact te treden;
  • U voorstellen te kunnen doen voor onze dienstverlening of samenwerking;
  • Een overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren (bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst;
  • Contact met u te onderhouden en een relatie op te bouwen;
  • U op de hoogte te houden van onze diensten en ontwikkelingen in onze organisatie.

Delen van persoonsgegevens
DOCFactory kan de persoonsgegevens, na schriftelijk verkregen toestemming, delen met:  

  • Tussenpersonen (die opereren tussen de relatie en DOCFactory);
  • De bezoekers van de website van DOCFactory;
  • Verwerkers en/of subverwerkers.

Verwerkers  
DOCFactory heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met een aantal externe leveranciers. Met deze verwerkers worden persoonsgegevens uitgewisseld binnen het kader van de met DOCFactory afgesproken dienstverlening. Het betreft leveranciers op het gebied van onder meer:

  • ICT;
  • Reclame en marketing;
  • Tussenpersonen en brokers.

Wettelijke grondslag verwerking persoonsgegevens
DOCFactory verwerkt de persoonsgegevens op basis van een aantal in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) opgenomen grondslagen:  

  • Toestemming;
  • Uitvoering van een overeenkomst of in de aanloop van het sluiten van een overeenkomst;
  • Gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijnen
Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij de houden. De wettelijke (fiscale) bewaarplicht van een in- en verkoop administratie is vastgesteld op 7 jaar. De persoonsgegevens die binnen deze administratie zijn opgenomen bewaart DOCFactory om deze redenen dan ook 7 jaar.

Persoonsgegevens van relaties en sollicitanten worden na toestemming opgenomen in ons CRM systeem en sollicitantenportefeuille. Deze gegevens worden jaarlijks doorgenomen op de relevantie tot bewaren en indien niet meer relevant en/of na overleg met betrokkene verwijderd. Gegevens van sollicitanten die niet in aanmerking komen voor een dienstverband bij DOCFactory worden direct na het sluiten van de procedure vernietigd.  
 
Doorgifte van persoonsgegevens naar landen binnen de (Europese Economische Ruimte) EER
Wij maken geen gebruik van een buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverlener (verwerker) voor bijvoorbeeld het versturen van een mailing.  

Onze data wordt door onze verwerker gehost binnen de EER.  

Beveiliging
DOCFactory neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze medewerkers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Deze verplichting leggen we ook contractueel op aan derden die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.
 
Als u desondanks vermoedt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn voor misbruik, neem dan contact op met het info@docfactory.nl.  

Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten  
In de AVG zijn uw rechten vastgelegd ten aanzien van uw persoonsgegevens. U hebt recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Indien u gebruik wilt maken van uw recht kunt u bij ons een verzoek indienen via info@docfactory.nl. Wij laten u binnen maximaal een maand na ontvangst van het verzoek weten hoe wij hiermee omgaan.  
 
Vanzelfsprekend kunt u bij ons ook terecht indien u een klacht heeft op het gebied van het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. U kunt bij ons uw klacht indienen via info@docfactory.nl. Op basis van onze kernwaarden gaan wij er van uit dat wij samen tot een oplossing komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
 
Technische informatie en cookies  
Wij maken bij het aanbieden van onze diensten op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Daarmee kunnen wij onder andere verschillende opvragingen van pagina’s van de website combineren en het gedrag van gebruikers analyseren.

Via onderstaande instellingen kunt u aangeven welke cookies u wilt accepteren. Houd er rekening mee dat door het niet accepteren van cookies een deel van de functionaliteit van deze website niet beschikbaar kan zijn. Meer informatie over het gebruik van gegevens en de verschillende cookies vindt u in onze cookieverklaring. Onze website bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Ook zijn wij niet verantwoordelijk voor het privacy beleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

Wijzigingen  
Deze Privacy verklaring  kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele Privacy verklaring vindt u altijd op www.docfactory.nl. DOCFactory raadt u aan deze Privacy verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Onze Privacy verklaring wordt altijd afgesloten met de laatste datum van wijziging.   

Rijswijk, mei 2018

Versie: 1
Geldend vanaf: 25 mei 2018
 

Nieuws

11.12.2018 Referentie Luchtverkeersleiding Nederland

In opdracht van de Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) heeft DOCFactory in 2018 de nieuwe selectielijst vervaardigd. 

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

26.11.2018 Referentie Kansspelautoriteit

De Kansspelautoriteit heeft DOCFactory verzocht de basis te leggen voor verdere digitalisering van de informatiehuishouding.
Lees meer

31.10.2018 Referentie Hoogheemraadschap van Rijnland

Het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft DOCFactory verzocht de archieven van de waterschappen  De Oude Rijnstromen en Groot-Haarlemmermeer te inventariseren en materieel te verzorgen.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

08.10.2018 Heritage Speed Date met DOCFactory

DOCFactory is onder meer gespecialiseerd in projecten die betrekking hebben op bedrijfshistorische collecties (ook wel corporate heritage genoemd).

DOCFactory ondersteunt u daarbij op de volgende niveaus:

  • Strategische advisering, zoals het definiëren van visie, missie, doelstellingen en organisatie van een op te zetten bedrijfscollectie, al dan niet in groter bedrijfsverband;
  • Tactische advisering, zoals het opstellen van een collectieplan, selectie van een collectiebeheersysteem en personele invulling;
  • Operationele uitvoering, zoals het (ondersteunen bij het) daadwerkelijk verkrijgen, verzorgen en tentoonstellen van items die tot de bedrijfscollectie behoren.
    Lees meer
01.10.2018 De informatiehuishouding verandert

Dat is het geluid dat we al vele jaren horen. Ja, de verdergaande digitalisering heeft stevige veranderingen teweeggebracht in het informatiebeheer: van een eenvoudige postregistratie via het DMS en het zaaksysteem naar Zaaksuites en Enterprise CMS-sen.
Lees meer