Havenbedrijf Rotterdam

Het Havenbedrijf Rotterdam (HBR) is beheerder en exploitant van het Rotterdamse haven- en industriegebied. Daarnaast investeert HBR in de ontwikkeling van het huidige havengebied, nieuwe haventerreinen, openbare infrastructuur en in de afwikkeling van scheepvaart.

Document- en archiefmanagement kenmerkt zich bij het Havenbedrijf op dit moment door meerdere voorzieningen en mogelijkheden om documenten op te slaan en te beheren. Sinds 2005 worden inkomende en uitgaande documenten consequent gedigitaliseerd en in een DMS opgeslagen. Sinds 2009 wordt ook SharePoint ingezet voor Intranet en andere voorzieningen zoals digitale projectomgevingen, waaronder zeer grote projectomgevingen als de Maasvlakte 2.

In 2011 is een nieuwe visie op het documentmanagement binnen het Havenbedrijf opgesteld. Om deze visie te realiseren moet de huidige werkwijze inclusief hulpmiddelen op een aantal aspecten worden veranderd. Met het project Document Management willen wij de komende jaren het volgende gaan realiseren:

  • Een nieuwe, organisatiebrede en generieke, voorziening voor document- (DM) en recordmanagement (RM) op basis van en gerealiseerd in SharePoint;
  • Het innoveren van werkwijzen rond scannen, documentlogistiek en digitaal archiveren. Dit raakt zowel de organisatie als geheel en de documentaire informatievoorziening in het bijzonder.
  • Het concentreren van (digitale) documenten in één omgeving door het opschonen en verplaatsen van documenten op shares en e-mailboxen naar de DM of RM voorziening in de SharePoint omgeving.
  • Het overbrengen van digitale documentverzamelingen en archieven in de bestaande DMS/RMA voorziening naar de DM en RM omgeving binnen SharePoint.
  • Het terugbrengen van de fysieke archieven binnen het Havenbedrijf door (beperkte) digitalisering, tijdige vernietiging, schoning en uitplaatsing bij een externe archiefvoorziening.
  • Vanaf 1 januari 2014 worden geen nieuwe fysieke archieven meer gevormd.

DOCFactory heeft ons in 2012 ondersteund bij het verder aanscherpen en uitwerken van de de ‘Businesscase Documentmanagement Havenbedrijf breed’. De Initiële Businesscase Document Management is herijkt door het verder aanvullen en uitwerken van de business requirements zoals   die eerder waren vastgelegd. Daarnaast zijn door DOCFactory een aantal haalbaarheidsstudies uitgevoerd naar onder andere procedures, migratie, strategie, postbehandeling en scanning.

De uitkomsten van deze onderzoeken hielpen de businesscase te vervolmaken en aan te scherpen. Een deel van deze studies dienen ook meteen als zelfstandige innovatietrajecten die nodig zijn om straks de nieuwe werkwijzen en hulpmiddelen in te kunnen voeren. Wij spreken dan ook onze tevredenheid uit over de bijdrage die DOCFactory heeft geleverd en hebben de samenwerking als prettig en constructief ervaren.

 

Henk de Lauré

Coördinator IDM
Havenbedrijf Rotterdam


Terug naar overzicht