05.07.2017

Is uw informatiebeheer op orde?

De kwaliteit van uw informatiebeheer is belangrijk. U heeft als doel om een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren, verantwoording aan burgers en stakeholders te kunnen afleggen en informatie op de juiste wijze duurzaam te bewaren. Maar heeft u inzicht in de kwaliteit van het informatiebeheer? Is het helder aan welke criteria en normen u moet voldoen?

Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat elke overheidsorganisatie een kwaliteitssysteem ontwerpt en implementeert. Naast deze verplichting biedt inzicht in de kwaliteit van uw informatiebeheer vele voordelen:

  • Aantonen welke onderdelen van uw informatiebeheer van goede kwaliteit zijn
  • Voldoen aan behoeftes van uw (interne) klanten
  • Compliancy
  • Efficiënte bedrijfsvoering
  • Inzicht in de mate waarin bedrijfsdoelen worden gehaald

Modellen en standaarden
De eerste stap om kwaliteit te verbeteren is om modellen en standaarden te selecteren die de basis vormen voor het kwaliteitssysteem. Denk hierbij aan de algemene standaarden zoals de ISO 9001 en de Deming-cyclus, een model voor continue verbetering. Ten behoeve van duurzame toegankelijkheid is KIDO een bruikbare standaard voor decentrale overheden. Het is daarbij van belang om het organisatiebeleid te betrekken zodat verbeteringen een directe bijdrage leveren aan de doelen van uw organisatie.

Kwaliteitsinstrumenten
Om kwaliteit te verbeteren en te toetsen kunt u verschillende kwaliteitsinstrumenten inzetten.

  • Kaderdocument kwaliteit: een document dat een basis biedt voor uw kwaliteitssysteem. Het bevat relevante wet- en regelgeving, standaarden en modellen, organisatiebeleid.
  • Handboek kwaliteit: een overzicht met procedures en verantwoordelijkheden.
  • Procedures, processen en werkinstructies zodat taken op uniforme wijze worden uitgevoerd.
  • Prestatie-indicatoren (KPI): een prestatie-indicator is een managementinstrument om te bepalen of uw doelen worden behaald.
  • Instrumenten ten behoeve van een continue monitoring.
  • Audits op duurzaam informatiebeheer.
  • Analyses uitvoeren en verbeteracties vaststellen.

De instrumenten vormen tezamen het kwaliteitssysteem. Deze kunnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau worden ingezet.

Ervaring DOCFactory
DOCFactory heeft ruime ervaring met het opstellen van kwaliteitssystemen en de inzet van afzonderlijke kwaliteitsinstrumenten bij overheidsorganisaties zoals het opstellen van prestatie-indicatoren. Audits zijn opgezet en uitgevoerd bij gemeentes, provincies en de rijksoverheid. Uit ervaring blijkt dat de keuze van standaarden en modellen en de ontwikkeling van de juiste kwaliteitsinstrumenten een uitdaging is. DOCFactory helpt u om, vanuit kaders en beleid, praktische en bruikbare instrumenten te ontwerpen. Daarbij kunt u de implementatie door ons laten begeleiden.

Voor meer informatie over deze audit kunt u contact opnemen met DOCFactory, Edith van Dasler of Peter Glebbeek, via 070-8200371.

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

31.10.2018 Referentie Hoogheemraadschap van Rijnland

Het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft DOCFactory verzocht de archieven van de waterschappen  De Oude Rijnstromen en Groot-Haarlemmermeer te inventariseren en materieel te verzorgen.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

08.10.2018 Heritage Speed Date met DOCFactory

DOCFactory is onder meer gespecialiseerd in projecten die betrekking hebben op bedrijfshistorische collecties (ook wel corporate heritage genoemd).

DOCFactory ondersteunt u daarbij op de volgende niveaus:

  • Strategische advisering, zoals het definiëren van visie, missie, doelstellingen en organisatie van een op te zetten bedrijfscollectie, al dan niet in groter bedrijfsverband;
  • Tactische advisering, zoals het opstellen van een collectieplan, selectie van een collectiebeheersysteem en personele invulling;
  • Operationele uitvoering, zoals het (ondersteunen bij het) daadwerkelijk verkrijgen, verzorgen en tentoonstellen van items die tot de bedrijfscollectie behoren.
    Lees meer
01.10.2018 De informatiehuishouding verandert

Dat is het geluid dat we al vele jaren horen. Ja, de verdergaande digitalisering heeft stevige veranderingen teweeggebracht in het informatiebeheer: van een eenvoudige postregistratie via het DMS en het zaaksysteem naar Zaaksuites en Enterprise CMS-sen.
Lees meer

20.03.2018 Referentie gemeente Alkmaar

De gemeente Alkmaar heeft DOCFactory verzocht een viertal  archieven uit de jaren 1989-2000 te selecteren, te bewerken, te inventariseren en aldus gereed te maken voor overdracht aan het Regionaal Archief Alkmaar.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

22.02.2018 Boekbespreking De Digitale Kooi

Opvallend: ineens veel aandacht voor de rafelranden van overheids-ICT.

Recentelijk verscheen het boek De Digitale Kooi van Arjan Widlak en Rik Peeters (Kafka-brigade) met als ondertitel (on)behoorlijk bestuur door informatiearchitectuur; op 9 februari poneerde Marlies van Eck in haar proefschrift als belangrijkste conclusie dat “de burger onvoldoende beschermd is tegen besluiten van de overheid”.
Lees meer