05.07.2017

Is uw informatiebeheer op orde?

De kwaliteit van uw informatiebeheer is belangrijk. U heeft als doel om een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren, verantwoording aan burgers en stakeholders te kunnen afleggen en informatie op de juiste wijze duurzaam te bewaren. Maar heeft u inzicht in de kwaliteit van het informatiebeheer? Is het helder aan welke criteria en normen u moet voldoen?

Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat elke overheidsorganisatie een kwaliteitssysteem ontwerpt en implementeert. Naast deze verplichting biedt inzicht in de kwaliteit van uw informatiebeheer vele voordelen:

  • Aantonen welke onderdelen van uw informatiebeheer van goede kwaliteit zijn
  • Voldoen aan behoeftes van uw (interne) klanten
  • Compliancy
  • Efficiënte bedrijfsvoering
  • Inzicht in de mate waarin bedrijfsdoelen worden gehaald

Modellen en standaarden
De eerste stap om kwaliteit te verbeteren is om modellen en standaarden te selecteren die de basis vormen voor het kwaliteitssysteem. Denk hierbij aan de algemene standaarden zoals de ISO 9001 en de Deming-cyclus, een model voor continue verbetering. Ten behoeve van duurzame toegankelijkheid is KIDO een bruikbare standaard voor decentrale overheden. Het is daarbij van belang om het organisatiebeleid te betrekken zodat verbeteringen een directe bijdrage leveren aan de doelen van uw organisatie.

Kwaliteitsinstrumenten
Om kwaliteit te verbeteren en te toetsen kunt u verschillende kwaliteitsinstrumenten inzetten.

  • Kaderdocument kwaliteit: een document dat een basis biedt voor uw kwaliteitssysteem. Het bevat relevante wet- en regelgeving, standaarden en modellen, organisatiebeleid.
  • Handboek kwaliteit: een overzicht met procedures en verantwoordelijkheden.
  • Procedures, processen en werkinstructies zodat taken op uniforme wijze worden uitgevoerd.
  • Prestatie-indicatoren (KPI): een prestatie-indicator is een managementinstrument om te bepalen of uw doelen worden behaald.
  • Instrumenten ten behoeve van een continue monitoring.
  • Audits op duurzaam informatiebeheer.
  • Analyses uitvoeren en verbeteracties vaststellen.

De instrumenten vormen tezamen het kwaliteitssysteem. Deze kunnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau worden ingezet.

Ervaring DOCFactory
DOCFactory heeft ruime ervaring met het opstellen van kwaliteitssystemen en de inzet van afzonderlijke kwaliteitsinstrumenten bij overheidsorganisaties zoals het opstellen van prestatie-indicatoren. Audits zijn opgezet en uitgevoerd bij gemeentes, provincies en de rijksoverheid. Uit ervaring blijkt dat de keuze van standaarden en modellen en de ontwikkeling van de juiste kwaliteitsinstrumenten een uitdaging is. DOCFactory helpt u om, vanuit kaders en beleid, praktische en bruikbare instrumenten te ontwerpen. Daarbij kunt u de implementatie door ons laten begeleiden.

Voor meer informatie over deze audit kunt u contact opnemen met DOCFactory, Edith van Dasler of Peter Glebbeek, via 070-8200371.

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

19.02.2018 Referentie gemeente Dronten

De gemeente Dronten heeft DOCFactory gevraagd ondersteuning te verlenen bij het voorbereiden van nieuwe vernietigingslijsten met als doel te voldoen aan de normen van de archiefinspectie.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

07.02.2018 DOCFactory donateur van VBH

DOCFactory is donateur geworden van de Vereniging Bedrijf en Historie (VBH).

De VBH heeft als doel het bijeenbrengen van bedrijven, ondernemingen en instellingen die in het bezit zijn van een bedrijfshistorische collectie, teneinde deze collecties voor het nageslacht te behouden.
Lees meer

23.01.2018 Referentie audit bij gemeente Schouwen-Duiveland

Voor de gemeente Schouwen-Duiveland heeft DOCFactory een audit uitgevoerd op het Handboek Vervanging.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

09.01.2018 Referentie Van Oord Corporate Heritage

Voor de totstandkoming van de historische bedrijfscollectie heeft Van Oord een beroep gedaan op de expertise van DOCFactory. DOCFactory heeft de Manager Corporate Heritage bij het bepalen van visie, missie en doelen voorzien van advies en ondersteuning geleverd door uitvoering van de initiële operationele werkzaamheden bij de totstandkoming van de collectie.
Lees meer

05.12.2017 Referentie Omgevingsdienst Haaglanden

DOCFactory heeft de DIV-afdeling van de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) ondersteund bij onder meer het aanmaken, uitlenen en afsluiten van (digitale) dossiers binnen de geldende ordeningsstructuur en het succesvol verwerken van informatieverzoeken vanuit het primaire proces.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer