05.07.2017

Is uw informatiebeheer op orde?

De kwaliteit van uw informatiebeheer is belangrijk. U heeft als doel om een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren, verantwoording aan burgers en stakeholders te kunnen afleggen en informatie op de juiste wijze duurzaam te bewaren. Maar heeft u inzicht in de kwaliteit van het informatiebeheer? Is het helder aan welke criteria en normen u moet voldoen?

Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat elke overheidsorganisatie een kwaliteitssysteem ontwerpt en implementeert. Naast deze verplichting biedt inzicht in de kwaliteit van uw informatiebeheer vele voordelen:

  • Aantonen welke onderdelen van uw informatiebeheer van goede kwaliteit zijn
  • Voldoen aan behoeftes van uw (interne) klanten
  • Compliancy
  • Efficiënte bedrijfsvoering
  • Inzicht in de mate waarin bedrijfsdoelen worden gehaald

Modellen en standaarden
De eerste stap om kwaliteit te verbeteren is om modellen en standaarden te selecteren die de basis vormen voor het kwaliteitssysteem. Denk hierbij aan de algemene standaarden zoals de ISO 9001 en de Deming-cyclus, een model voor continue verbetering. Ten behoeve van duurzame toegankelijkheid is KIDO een bruikbare standaard voor decentrale overheden. Het is daarbij van belang om het organisatiebeleid te betrekken zodat verbeteringen een directe bijdrage leveren aan de doelen van uw organisatie.

Kwaliteitsinstrumenten
Om kwaliteit te verbeteren en te toetsen kunt u verschillende kwaliteitsinstrumenten inzetten.

  • Kaderdocument kwaliteit: een document dat een basis biedt voor uw kwaliteitssysteem. Het bevat relevante wet- en regelgeving, standaarden en modellen, organisatiebeleid.
  • Handboek kwaliteit: een overzicht met procedures en verantwoordelijkheden.
  • Procedures, processen en werkinstructies zodat taken op uniforme wijze worden uitgevoerd.
  • Prestatie-indicatoren (KPI): een prestatie-indicator is een managementinstrument om te bepalen of uw doelen worden behaald.
  • Instrumenten ten behoeve van een continue monitoring.
  • Audits op duurzaam informatiebeheer.
  • Analyses uitvoeren en verbeteracties vaststellen.

De instrumenten vormen tezamen het kwaliteitssysteem. Deze kunnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau worden ingezet.

Ervaring DOCFactory
DOCFactory heeft ruime ervaring met het opstellen van kwaliteitssystemen en de inzet van afzonderlijke kwaliteitsinstrumenten bij overheidsorganisaties zoals het opstellen van prestatie-indicatoren. Audits zijn opgezet en uitgevoerd bij gemeentes, provincies en de rijksoverheid. Uit ervaring blijkt dat de keuze van standaarden en modellen en de ontwikkeling van de juiste kwaliteitsinstrumenten een uitdaging is. DOCFactory helpt u om, vanuit kaders en beleid, praktische en bruikbare instrumenten te ontwerpen. Daarbij kunt u de implementatie door ons laten begeleiden.

Voor meer informatie over deze audit kunt u contact opnemen met DOCFactory, Edith van Dasler of Peter Glebbeek, via 070-8200371.

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

15.01.2019 Referentie gemeente Bodegraven-Reeuwijk

In opdracht van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft DOCFactory het archiefblok van de voormalige gemeente Bodegraven over de periode 1990-1999 geïnventariseerd, opgeschoond en materieel verzorgd met als doel overdracht naar het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

19.12.2018 Samen in 2018 en samen in 2019

De decembermaand is een periode van (zelf)reflectie. Dat geldt voor iedereen persoonlijk, maar ook voor DOCFactory als bedrijf.
Lees meer

11.12.2018 Referentie Luchtverkeersleiding Nederland

In opdracht van de Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) heeft DOCFactory in 2018 de nieuwe selectielijst vervaardigd. 

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

26.11.2018 Referentie Kansspelautoriteit

De Kansspelautoriteit heeft DOCFactory verzocht de basis te leggen voor verdere digitalisering van de informatiehuishouding.
Lees meer

31.10.2018 Referentie Hoogheemraadschap van Rijnland

Het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft DOCFactory verzocht de archieven van de waterschappen  De Oude Rijnstromen en Groot-Haarlemmermeer te inventariseren en materieel te verzorgen.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer