01.10.2018

De informatiehuishouding verandert

Dat is het geluid dat we al vele jaren horen. Ja, de verdergaande digitalisering heeft stevige veranderingen teweeggebracht in het informatiebeheer: van een eenvoudige postregistratie via het DMS en het zaaksysteem naar Zaaksuites en Enterprise CMS-sen. Tegenwoordig zien we termen als content integratie en hebben we te maken met de kwaliteit van ongestructureerde en gestructureerde informatie.

Rondom het informatie- en archiefmanagement blijft de vraag hangen: houden we het allemaal wel bij? Vroeger werd een voorgenomen huwelijk nog op het prikbord aan het gemeentehuis afgekondigd, nu gaat de overlijdensaangifte digitaal. We publiceren onze verordeningen op overheid.nl en als publiek kennen we diverse “mijn-xyz.nl”-sites waar onze bewijs-documenten staan. Zonder DigiD kom je als consument/inwoner nergens meer en de democratie is gediend met RaadsInformatieSystemen, waar alle relevante documenten terugvindbaar (zouden moeten) zijn.

In de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer moeten we misschien wel constateren dat het antwoord op de digitale ontwikkelingen soms ontbreekt. Want “we” hebben onze zaken niet altijd op orde. Diverse rapporten maken duidelijk dat het informatiebeheer een zwakke schakel is: niet altijd worden de belangen bewijs en verantwoording gediend met de onderliggende beheeractiviteiten.

Plus nog wat andere uitdagingen voor informatiebeheerders:

• open data versus privacybescherming;
• big data versus informatie-overload;
• sociale media, maar ook “nep-nieuws” (fake news);
• digitale dienstverlening versus analfabetisme en laaggeletterdheid.

Maar de belangrijkste ontwikkeling zijn de informatiesystemen op “nieuwe” gebieden. Als voorbeelden: geo-informatie in de keten en het gebruik van sensoren en camera’s in de openbare ruimte. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet: complex informatiebeheer! Sensoren en camera’s in de openbare ruimte: discussies over ethiek en eigendom, maar ook over het bewaren en het toegankelijk houden van de gegevens.

Kortom: datakwaliteit en contentmanagement - de echte uitdagingen van de informatiebeheerder nieuwe stijl!

Door: Antony Fokker

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

17.04.2019 Gemeente Leiden gunt DOCFactory opdracht na Europese openbare aanbesteding

Na de Europese openbare aanbesteding Opgeruimde Overgang heeft de Gemeente Leiden DOCFactory de opdracht over een van de twee percelen gegund. Perceel 1, onttrekken en bewerken van het archief, betreft een omvangrijke opdracht, waarbinnen al het papieren archief dat zich over vier verschillende locaties bevindt, wordt onttrokken, bewerkt en overgedragen aan het Erfgoedcentrum Leiden en Omstreken.
Lees meer

17.04.2019 Zijn de auteursrechten in uw collectie op orde?

Een van de grootste voordelen van het huidige digitale tijdperk is dat het eenvoudig en tegen geringe kosten mogelijk is om beeldmateriaal en artikelen online te plaatsen. Waar men echter (te) snel aan voorbij gaat is dat dit niet in alle gevallen zomaar is toegestaan.
Lees meer

12.04.2019 Maak een einde aan de informatieovervloed!

Uit de nieuwste cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2018, een onderzoek van CBS en TNO onder ruim 60.000 werknemers van 15 tot 75 jaar, blijkt dat 28% vaak of altijd last heeft van een overvloed aan informatie.
Lees meer

26.03.2019 Referentie TenneT

DOCFactory heeft in opdracht van Offshore Asset Management, onderdeel van netbeheerder TenneT, een geheel nieuwe structuur ontwikkeld en ingericht voor een SharePointsite. Vervolgens heeft DOCFactory alle bestanden geschoond, gemetadateerd en gemigreerd naar deze nieuwe site.
Lees meer

21.03.2019 417e verjaardag Amsterdamse Beurs bekroond met overdracht historische archieven

Woensdag 20 maart jl. vierden Euronext Amsterdam en Stichting Capital Amsterdam (SCA), de bewaker en promotor van het Nederlandse beurserfgoed, de 417e beursverjaardag van de Amsterdamse Beurs.
Lees meer