17.04.2019

Gemeente Leiden gunt DOCFactory opdracht na Europese openbare aanbesteding

Na de Europese openbare aanbesteding Opgeruimde Overgang heeft de Gemeente Leiden DOCFactory de opdracht over een van de twee percelen gegund. Perceel 1, onttrekken en bewerken van het archief, betreft een omvangrijke opdracht, waarbinnen al het papieren archief dat zich over vier verschillende locaties bevindt, wordt onttrokken, bewerkt en overgedragen aan het Erfgoedcentrum Leiden en Omstreken. De Gemeente Leiden zal vanaf dat moment geen analoog archief meer bezitten en volledig digitaal werken. In twee jaar tijd zal naar schatting ruim twee en halve strekkende kilometer archief door DOCFactory in goede, geordende en toegankelijke staat zijn gebracht.

Voordat kan worden begonnen met de daadwerkelijke bewerking van de verschillende archieven, moet op alle locaties het papieren archief worden onttrokken. De papieren dossiers liggen her en der verspreid bij de medewerkers. Zij ontvangen instructies aan de hand waarvan gefaseerd en in speciale sessies het papieren archief wordt verzameld. Nadat al het papieren archief is verzameld, volgt een controle om zeker te zijn dat al het archiefmateriaal is onttrokken. Wanneer er zekerheid is over de compleetheid van alle informatie per dienstonderdeel, start de bewerking van het archief. Archieven worden geselecteerd, waarna conform de regels van het Erfgoedcentrum Leiden en Omstreken het voor bewaring in aanmerking komende gedeelte van het archief wordt geïnventariseerd.

Het eindresultaat in 2021 bestaat er uit dat de Gemeente Leiden geen papieren archief meer in huis heeft. Daarnaast is het voor vernietiging in aanmerking gekomen archief extern opgeslagen en voorzien van vernietigingsjaren. Alle te bewaren archieven zijn geïnventariseerd en (vervroegd) overgebracht of tijdelijk extern opgeslagen.

Op de foto van links naar rechts: de heer Haci Ergun, senior-inkoper Servicepunt 71 Leiden,
de heer Ronald Molenaar, salesmanager Reisswolf Randstad BV, de heer Wim Blok, directeur Publiekszaken, Handhaving en Veiligheid, de heer Michiel de Koning, directeur DOCFactory BV

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

14.11.2019 Referentie HTM

In opdracht van HTM heeft DOCFactory het historisch archief materieel verzorgd, geordend en via een inventaris toegankelijk gemaakt. Doel was het historisch archief over te brengen naar het Haags Gemeentearchief.
Lees meer

31.10.2019 Referentie audit bij gemeente Bodegraven-Reeuwijk

In opdracht van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft DOCFactory een audit uitgevoerd met als doel het gemeentelijke digitale informatiebeheer te evalueren en, indien nodig, aan te passen. DOCFactory heeft hiervoor gebruik gemaakt van de RODIN-standaard.
Lees meer

28.10.2019 Referentie Stadsarchief Breda

Stadsarchief Breda beschikt over een uitgebreide beeldcollectie en wil deze graag online met het publiek delen. Randvoorwaarde is dat auteursrechten van de getoonde werken goed geregeld zijn.
Lees meer

20.10.2019 Overdracht historisch archief HTM aan Haags Gemeentearchief een feit

Op 18 oktober jl. vond tijdens een bescheiden bijeenkomst in de Haagse tramtunnel de officiële overdracht plaats van een deel van het historische archief van HTM aan het Haagse Gemeentearchief.
Lees meer

20.09.2019 Referentie Yakult

Op verzoek van Yakult Europe BV heeft DOCFactory tijdelijk de dagelijkse nieuwsmonitoring, wekelijkse wetenschappelijke nieuwsmonitoring en maandelijkse productmonitoring verzorgd.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer